Cum gestionezi cererile primite

Invitarea clientului si acordarea permisiunii „Creare cereri”

Prestatorul poate configura accesul clientului direct in momentul trimiterii invitatiei. Astfel, dupa acceptarea invitatiei, clientul poate accesa firma selectata si poate trimite cereri.

Inainte de invitarea utilizatorilor

Pentru a putea invita utilizatori in spatiul de lucru, trebuie sa ai un numar corespunzator de conturi de acces disponibile. Un cont de acces reprezinta un loc disponibil in spatiul de lucru.

Daca nu ai suficiente conturi, le poti achizitiona astfel:

1. Acceseaza Setari → Configurare acces.
2. Identifica butonul verde pe care este afisat numarul de conturi disponibile.
3. Apasa butonul si achizitioneaza numarul de conturi de acces necesar.

Cum trimiti invitatia si configurezi accesul

1. Acceseaza Setari → Configurare acces → Invitatii.
2. Apasa Invita utilizator.
3. Introdu adresa de e-mail folosita de client pentru contul qPlus.
4. In sectiunea Permisiuni (optional), apasa Configureaza.
5. In fereastra Permisiuni invitatie noua, identifica firma la care clientul trebuie sa aiba acces.
6. Apasa sageata din dreptul firmei pentru a deschide permisiunile.
7. La Modul de editare, selecteaza Avansat.
8. Bifeaza permisiunea Creare cereri.
9. Apasa Salveaza.
10. Revino la invitatie si apasa Trimite.

Acces la mai multe firme

Daca utilizatorul trebuie sa trimita cereri pentru mai multe firme, repeta configurarea pentru fiecare firma.

Permisiunea Creare cereri

Permisiunea Creare cereri ii permite clientului sa creeze cereri catre utilizatorii care le pot rezolva. Nu activa alte permisiuni daca acestea nu sunt necesare.

Evita optiunea Acces complet la toti daca utilizatorul trebuie sa lucreze numai cu anumite firme.

Ce se intampla dupa trimiterea invitatiei

1. Clientul se autentifica in contul sau qPlus.
2. Accepta invitatia primita.
3. Din selectorul de spatii, acceseaza Spatiile altora.
4. Selecteaza spatiul prestatorului.

Rezultat

Clientul va vedea firmele configurate de prestator si va putea accesa meniul Cereri pentru a transmite solicitari.

Flux rapid

Pentru gestionarea unei cereri:

1. Acceseaza cererea din fila Primite.
2. Incepe lucrul si pastreaza cererea fixata in timpul procesarii.
3. Comunica direct cu clientul.
4. Transmite documentele necesare.
5. Finalizeaza cererea dupa rezolvarea solicitarii.

1. Vizualizarea cererilor primite

Cererile trimise de clienti sunt disponibile in fila Primite.

1. Acceseaza modulul Cereri din meniul lateral al qPlus.
2. Selecteaza Primite.
3. Identifica cererea in lista.
4. Apasa cardul cererii pentru a vedea detaliile.

Informatiile disponibile in cerere

In fereastra laterala sunt afisate:

• tipul cererii;
• angajatorul;
• termenul limita;
• descrierea;
• datele contractuale;
• documentele primite.

2. Inceperea lucrului pe o cerere

Cand preiei o cerere, foloseste butonul Incepe. Cererea trece in starea In lucru.

1. Deschide cererea primita.
2. Apasa butonul albastru Incepe.
3. Verifica daca starea cererii s-a schimbat in In lucru.
4. Apasa pictograma Fixeaza din partea de sus a ferestrei laterale.

Optiunea Fixeaza

Optiunea Fixeaza pastreaza cererea deschisa in partea dreapta. Astfel, poti naviga in alte module qPlus fara sa pierzi detaliile solicitarii.

De exemplu, poti:

• inregistra un salariat din Reges;
• genera un contract sau o adeverinta din Generare documente;
• consulta documente din Dosar documente.

3. Solicitarea informatiilor suplimentare

Foloseste comentariile atunci cand lipsesc informatii sau documente.

1. Deschide cererea.
2. Acceseaza sectiunea Comentarii.
3. Scrie clar ce informatie sau document lipseste.
4. Trimite comentariul.

Pastreaza discutia in cerere

Clientul poate raspunde si poate adauga documentele lipsa in aceeasi cerere. Pentru a pastra istoricul complet, continua discutia direct in cerere.

4. Transmiterea documentelor catre client

Documentele pot fi adaugate in cerere in mai multe moduri, in functie de provenienta lor.

Alege metoda potrivita

• Adauga direct documentul generat in qPlus daca este final.
• Editeaza documentul in Dosar documente daca necesita modificari.
• Foloseste Atasamente pentru documentele externe.
• Pentru varianta semnata sau actualizata a unui fisier din sectiunea Documente, foloseste o versiune noua a documentului existent.

4.1. Adaugarea directa a unui document generat in qPlus

Foloseste aceasta varianta atunci cand documentul este final si nu mai necesita modificari.

1. Acceseaza Generare documente.
2. Genereaza documentul sau raportul solicitat.
3. Deschide documentul generat.
4. Apasa Adauga la cerere.
5. In fereastra Adauga la o cerere in lucru, selecteaza cererea.
6. Apasa Adauga.

Rezultat

Documentul apare imediat in sectiunea Documente a cererii. Clientul il poate vizualiza si descarca.

4.2. Editarea documentului inainte de transmitere

Documentul necesita modificari

Nu adauga imediat documentul la cerere daca acesta necesita modificari.

1. Acceseaza Dosar documente.
2. Identifica documentul generat.
3. Efectueaza modificarile necesare si salveaza documentul ca versiune noua.
4. Foloseste actiunea Adauga la o cerere in lucru.
5. Selecteaza cererea si apasa Adauga.

Rezultat

Clientul va primi versiunea actualizata a documentului.

4.3. Adaugarea documentelor externe

Pentru fisierele externe care nu exista deja in sectiunea Documente, foloseste zona Atasamente.

1. Deschide cererea.
2. Localizeaza sectiunea Atasamente.
3. Trage fisierele in zona Trage fisierele aici sau apasa rasfoieste.
4. Selecteaza documentele.

Rezultat

Fisierele externe apar in cerere si pot fi descarcate de client.

4.4. Primirea unei versiuni semnate sau actualizate

Daca fisierul exista deja in sectiunea Documente a cererii, varianta semnata sau actualizata trebuie retransmisa de client ca versiune noua a documentului existent.

Exemplu

Prestatorul genereaza si trimite contractul individual de munca, iar clientul il semneaza.

Pasi pentru client:

1. Deschide cererea.
2. Identifica documentul primit in sectiunea Documente.
3. Descarca si semneaza documentul.
4. Incarca documentul semnat ca versiune noua a documentului primit.

Actualizarea versiunii

Noua versiune se actualizeaza automat:

• in cererea clientului;
• in cererea prestatorului;
• in Dosar documente, pentru prestator.

Astfel, prestatorul are versiunea finala in aceeasi inregistrare, fara sa creeze un document separat.

Fisiere existente in sectiunea Documente

Pentru fisierele din sectiunea Documente, clientul trebuie sa incarce varianta semnata sau actualizata ca versiune noua pe documentul existent, nu ca document separat. Zona Atasamente se foloseste pentru fisiere externe sau pentru fisiere care nu reprezinta o versiune noua a unui document deja existent.

5. Finalizarea cererii

Finalizeaza cererea numai dupa ce solicitarea a fost rezolvata si toate documentele au fost transmise.

1. Verifica documentele din Documente si Atasamente.
2. Verifica ultimele comentarii.
3. Adauga un mesaj final pentru client, daca este necesar.
4. Deschide selectorul de stare afisat ca In lucru.
5. Selecteaza optiunea de finalizare a cererii.

Rezultat

Dupa finalizare, cererea poate fi identificata folosind filtrul Finalizate.