Departamente

Din sectiunea Reges → Departamente poti defini si administra departamentele la nivel de angajator, astfel incat contractele sa poata fi atribuite corect in functie de structura interna a firmei.

In aceasta sectiune poti

• adauga un departament nou;
• modifica denumirea unui departament existent;
• completa campuri aditionale care pot fi folosite in documentele generate din qPlus;
• sterge un departament doar daca acesta nu mai este asociat niciunui contract.

Important de retinut

Departamentele se creeaza si se salveaza doar in qPlus.

Acestea nu se transmit in Reges Online odata cu datele contractelor. Prin urmare, daca un departament este asociat unui contract in qPlus, acesta nu va fi afisat ca atare in Reges Online.

Unde gasesti meniul Departamente in qPlus

Accesarea departamentelor se face din meniul lateral al platformei, din sectiunea Reges → Departamente.

Cum adaugi un departament

Pentru a adauga un departament nou:

1. Accesezi Reges → Departamente.
2. Apesi butonul + Adauga din partea dreapta-sus.
3. In fereastra deschisa completezi campul Nume cu denumirea departamentului.
4. Daca este necesar, selectezi si punctul de lucru cu care vrei sa asociezi departamentul.
5. Daca este necesar, adaugi si campuri suplimentare folosind butonul + Adauga camp.
6. Apesi butonul Adauga pentru salvare.

Prin aceasta operatiune, departamentul devine disponibil pentru asociere in cadrul contractelor din qPlus.

Daca la creare asociezi departamentul unui anumit punct de lucru, departamentul va fi disponibil pentru atribuire doar in cazul contractelor care au asociat acelasi punct de lucru.

Cum modifici un departament

Pentru a actualiza informatiile unui departament existent:

1. Accesezi lista din Reges → Departamente.
2. Apesi butonul Modifica din dreptul departamentului dorit.
3. Editezi denumirea departamentului sau campurile deja existente.
4. Daca ai nevoie de informatii suplimentare, poti adauga campuri noi.
5. Apesi butonul Modifica pentru a salva schimbarile.

important

Daca modifici denumirea unui departament care a fost deja atribuit unuia sau mai multor contracte, actualizarea se aplica automat si asupra contractelor respective din qPlus, folosind noua denumire salvata.

Cum stergi un departament

Pentru a sterge un departament, apesi butonul Sterge din dreptul acestuia.

Stergerea este permisa doar in anumite conditii

Daca departamentul este asociat unui contract, stergerea nu este permisa.

Vei putea sterge departamentul doar dupa ce acesta nu mai este atribuit niciunui contract.

Departamentul trebuie scos de la toate contractele, indiferent de stare activ / incetat,iar aceasta operatie va afecta pontajele si rapoartele de la contractele modificate.

Campuri aditionale disponibile la nivel de departament

La nivelul fiecarui departament poti completa campuri aditionale standard sau suplimentare, utile pentru preluarea automata a informatiilor in documentele generate din qPlus, pe baza tag-urilor.

Valorile completate in aceste campuri pot fi folosite in tipizate, daca tag-urile corespunzatoare sunt introduse in continutul documentului.

Cum adaugi campuri aditionale suplimentare

Pe langa campurile existente, poti defini si campuri aditionale suplimentare pentru informatii specifice departamentului.

Pentru a adauga un camp nou:

1. Accesezi Reges → Departamente.
2. Apesi Modifica in dreptul departamentului dorit.
3. Apesi butonul albastru + Adauga camp.
4. Completezi campurile din fereastra afisata:
   • denumirea campului;
   • valoarea campului;
   • optional, o descriere pentru identificare mai usoara.
5. Sistemul genereaza automat tag-ul aferent campului.
6. Apesi butonul Adauga pentru salvarea campului.

Folosirea campurilor in documente

Pentru ca informatia completata la nivel de departament sa fie preluata automat intr-un document generat din qPlus, adaugi in tipizat tag-ul aferent campului.

sugestie

Pentru detalii despre editarea continutului documentelor si folosirea tag-urilor in tipizate, vezi si: Cum personalizezi un tipizat standard qPlus.

🏢 Completarea automata a departamentelor si/sau punctelor de lucru pentru mai multe contracte

Daca ai deja create in qPlus departamentele si punctele de lucru, le poti atribui rapid pentru mai multe contracte folosind functia de Export/Import din zona de completare in masa a campurilor aditionale.

Cum ajungi la functia de Export/Import

• Acceseaza: Setari → Configurare angajatori
• Apasa Configureaza in dreptul angajatorului pentru care doresti sa faci actualizarea
• Deruleaza pana la sectiunea Setare multipla, unde ai disponibile optiunile:
  • Export
  • Import

Cum procedezi

1️⃣ Apasa Export si genereaza fisierul Excel pentru Contracte.
2️⃣ In fisierul exportat, identifica coloanele dedicate pentru Punct de lucru si/sau Departamente.
3️⃣ Completeaza valorile direct in Excel, alegand din listele de selectare, pentru fiecare contract, punctul de lucru si/sau departamentul dorit.
4️⃣ Daca este cazul, pentru campul Departamente poti selecta mai multe valori, separate prin virgula. Exemplu: IT, HR.
5️⃣ Salveaza fisierul fara sa modifici denumirile coloanelor.
6️⃣ Revino in qPlus si foloseste functia Import pentru a incarca fisierul completat.
7️⃣ Dupa import, valorile vor fi atribuite automat contractelor din registrul firmei.

Recomandari importante

• Valorile completate in Excel trebuie sa corespunda exact cu departamentele si punctele de lucru deja definite in qPlus.
• Este recomandat sa folosesti fisierul generat prin Export, pentru a pastra structura corecta a coloanelor si compatibilitatea la import.