Setari

Meniul Setari este situat in stanga interfetei platformei, fiind evidentiat printr-o pictograma in forma de rotita dintata.

Faceti click pe sectiunea Setari, iar meniul extins va afisa toate optiunile disponibile, cum ar fi Campuri aditionale, Tipizate, Configurare acces si altele.

Daca folositi bara de cautare din partea de sus a platformei, puteti cauta direct o functionalitate specifica din Setari (ex. "Notificari" sau "Cont").

Campuri aditionale

Campurile aditionale stocheaza informatii despre Angajatori, Salariati, Contracte (Operatii).

Tag-urile in contextul aplicatiei qPlus sunt identificatori unici pentru campurile aditionale, acestea permit maparea si completarea automata a datelor in cadrul tipizatelor din aplicatie.

Lista completa a tag-urilor utilizate in crearea tipizatelor este disponibila la finalul acestui document sau click pe urmatorul link Lista tag-uri” pentru a va redirectiona catre pagina corespunzatoare.

Ex: {a_reg_comertului} va fi completat in documente cu Nr Registru Comert pentru angajatorul selectat.

Aici puteti vizualiza lista campurilor aditionale standard din qPlus. Acestea nu pot fi modificate sau sterse.

Pentru vizualizarea rapida a campurilor aditionale, coloanele tabelului pot fi filtrate. De asemenea, pentru identificarea rapida a campurilor puteti utiliza campul de cautare dupa tag.

Functia de filtrare ‘Afiseaza in tabel’ permite filtrarea campurilor pentru a afisa doar campurile ascunse sau cele vizibile.

Crearea campurilor aditionale personalizate

Accesati butonul ‘Adauga’ din coltul din dreapta al paginii. Va fi afisata fereastra pentru completarea datelor necesare crearii campului aditional.

Formularul de creare a campului aditional va fi completat cu urmatoarele date:

• Denumire : Permite utilizatorilor sa introduca numele campului aditional.

• Grup : Permite selectarea grupului din care face parte campul (ex. Personalizat/Standard).

• Categorie: Permite selectarea categoriei campului dintr-o lista predefinita (ex. Angajator).

• Tip: Permite selectarea tipului de camp. Acesta defineste tipul de date ce vor putea fi introduse in camp: text, data sau select.

  

• Text : Permite introducerea de text liber.

• Data : Permite completarea tag-ului prin selectia unei date dintr-un calendar. Util pentru date importante, cum ar fi data nasterii, termene limita sau orice alta informatie legata de timp.

• Select : Permite utilizatorilor sa aleaga dintr-o lista predefinita de optiuni. Ideal pentru categorii fixe, sau clasificari standardizate. Dupa selectarea tipului de camp cu valoarea “ Select ”, este necesara crearea optiunilor pentru acest camp. Pentru a adauga optiuni, faceti click pe “ Modifica optiuni ”. Acesta va deschide un meniu lateral unde puteti introduce si salva optiunile dorite.

  

• Descriere: Aici puteti trece o scurta descriere ce va fi afisata in lista de campuri aditionale in dreptul tag-ului creat, la butonul ( i )

• Rezumat: Afiseaza un rezumat al campului creat, inclusiv tag-ul asociat si informatii despre unde poate fi folosit in aplicatie.

• Salveaza: buton pentru salvarea campul aditional creat.

• Sterge: buton pentru stergerea campului aditional.

  

Mentiune! Campurile aditionale pentru puncte de lucru si departamente vor putea fi configurate din meniul Angajator- Punct de lucru si Departamente.

Tipizate

qPlus va pune la dispozitie o colectie de tipizate in format .docx , actualizata in permanenta. In aceasta sectiune, puteti vizualiza, descarca si incarca propriile documente. Functionalitatea de cautare si filtrare a listei de tipizate va permite sa gasiti rapid documentele necesare, iar optiunea de adaugare prin drag & drop faciliteaza incarcarea noilor fisiere .docx.

Lista de Tipizate

Afiseaza tipizatele configurate in aplicatie cu urmatoarele coloane:

• Nume tipizat: Denumirea documentului (ex. FisaPost_TehnicianDentar, ActAditional).
• Creat la : Data configurarii documentului.
• Tip: Categoria documentului (ex. Contracte, Fise de post).
• Ascuns : Indica daca documentul este ascuns sau vizibil.
• Actiuni : Butoane pentru vizualizarea, ascunderea si stergerea documentului.
  • Actiunea de stergere este activa doar pentru tipizatele incarcate in aplicatie de catre utilizatori. Tipizatele qPlus nu pot fi sterse sau modificate, acestea pot fi doar ascunse, prin accesarea butonului ‘Ascunde tipizat’.
  • Pentru vizualizarea rapida a tipizatelor, coloanele tabelului pot fi filtrate. De asemenea, pentru identificarea tipizatelor puteti utiliza bara de cautare ‘ Cauta tipizat ’ si cauta tipizatul dupa denumirea acestuia.

Zona de drag & drop si butonul de adaugare a tipizatelor

Permite incarcarea de noi tipizate prin drag & drop sau selectie de fisier.

Se poate incarca un singur fisier in formatul .docx. Dupa incarcarea fisierului, butonul ‘ Adauga tipizat ’ devine activ. si deschide un meniu pentru selectarea tipului de tipizat.

Dintr-un meniu drop-down veti putea alege tipul de tipizat incarcat ( ex: Fise de post daca ati adaugat un model pentru fisa de post) iar configurarea campurilor aditionale se va face automat, in functie de prefixul campului.

Campurile aditionale din tipizatul incarcat (care nu exista in aplicatie) vor fi configurate automat in functie de prefixul campului. Toate campurile vor avea tipul Text , dar categoria si operatia vor fi configurate in functie de prefixul campului. Ulterior, din sectiunea Setari- Campuri aditionale puteti modifica campurile ce au fost adaugate odata cu incarcarea tipizatului. Dupa configurarea tipizatului, click pe butonul 'Continua' pentru a finaliza incarcarea.

Modificarea si crearea tipizatelor compatibile cu qPlus

In sectiunea Setari -> Tipizate din qPlus, aveti optiunea de a vizualiza, descarca si incarca documente personalizate.

a) Modificarea tipizatelor standard din platforma

- Descarcati tipizatul standard: apasati pe butonul Vizualizeaza->Descarca pentru a salva tipizatul pe unitatea de lucru.

- Editati tipizatul descarcat: dupa descarcare, tipizatul va fi salvat intr-un folder predefinit. Puteti face modificarile necesare pe documentul salvat.

- Utilizati tag-uri pentru autocompletare: pentru ca anumite informatii sa fie completate automat in document (de ex. numele salariatului sau denumirea angajatorului), textul documentului trebuie sa contina anumite tag-uri. Exemple de tag-uri:

{s_nume} pentru completarea automata a numelui salariatului

{a_denumire} pentru completarea automata a denumirii angajatorului

Lista completa de tag-uri este disponibila la finalul documentului sau puteti accesa direct pagina dedicata apasand pe linkul Lista tag-uri.

- Personalizati documentul dupa necesitati: puteti aduce orice alte modificari asupra tipizatelor. De ex: daca aveti nevoie de un antet specific pentru un angajator sau un grup de firme, il puteti adauga inainte de a salva documentul personalizat.

- Salvati si incarcati documentul personalizat in platforma: recomandam sa dati un nume diferit tipizatului personalizat, de exemplu: Act_Aditional_Personalizat.docx. Incarcati tipizatul in qPlus prin functia Drag & Drop sau butonul Adauga tipizat.

b) Crearea unui tipizat de la zero compatibil cu platforma qPlus

• Utilizati lista de tag-uri predefinite: includeti tag-urile necesare in noul tipizat pentru ca aplicatia sa poata completa automat informatiile la generarea documentului.

• Exemplu de tipizat: in tipizat, inserati tag-uri in campurile dorite; aplicatia va inlocui automat aceste tag-uri cu informatiile corespunzatoare la generarea documentului.

Configurare angajatori

Permite gestionarea detaliata a angajatorilor in aplicatia qPlus. Aici vor fi afisati toti Angajatorii importati sau creati in aplicatie. Tot de aici puteti Sterge angajatorii de pe cont.

Atentie! Stergerea angajatorilor de pe cont implica stergerea definitiva a bazei de date din aplicatie.

Butonul Configurare din dreptul angajatorului afiseaza o pagina pentru fiecare angajator in parte. Acest meniu contine detaliile asociate angajatorului, si va permite sa vizualizati si sa editati informatii suplimentare, precum numerotarea contractelor si adaugarea si modificarea functiilor interne specifice angajatorului selectat.

Numar contract

Acest camp aditional {c_numar} se va incrementa automat la inregistrarea unui contract. Mai jos puteti seta prefixul, sufixul si numarul de la care sa inceapa incrementarea. Permite configurarea prefixului, numarului si sufixului pentru numerotarea contractelor inregistrate in aplicatie din meniul Angajator - Contracte - Inregistrare pentru angajatorul respectiv.

Functii Interne

Este zona pentru gestionarea functiilor interne. Permite adaugarea si configurarea functiilor interne specifice fiecarui angajator.

Butonul " Adauga functie ": deschide un formular pentru adaugarea unei noi functii interne. Pentru fiecare Cod COR, pot fi configurate mai multe functii interne. Selectati codul COR din lista, apoi completati cu denumirea functiei interne pe care doriti sa o adaugati. Click pe ‘ Adauga’ si apoi ‘ Salveaza ’.

Odata create, acestea devin disponibile pentru selectare la inregistrarea sau modificarea unui contract care utilizeaza respectivul Cod COR. Dupa adaugarea functiei/functiilor interne acestea pot fi modificate sau sterse din butonul < Modifica >.

Import campuri aditionale, puncte de lucru si departamente

Functionalitatea permite atribuirea automata a informatiilor ce corespund campurilor aditionale standard sau personalizate, pentru contracte si salariati. Totodata, permite setarea multipla a punctelor de lucru si departamentelor pentru contracte.

Butonul "Export" permite exportul campurilor aditionale pentru salariati sau contracte. De asemenea, prin bifarea optiunii "Doar activi/active" veti putea exporta campurile aditionale doar de la salariatii sau contractele care sunt active.

Fisierul exportat contine, in functie de optiunea aleasa Export pentru Salariati /Contracte, coloanele: "Nume," "Prenume," "Numar contract," "Data contract," "Punct De lucru", "Departamente", “CNP” si coloanele care contin campurile aditionale din platforma. In aceste coloane, veti completa valorile care corespund campurilor aditionale pe care doriti sa le importati.

Pentru importul campurilor aditionale, va recomandam sa utilizati acelasi fisier generat de aplicatie prin functia „Export”. Acest lucru va asigura compatibilitatea formatului si a denumirilor coloanelor.

Daca nu este posibil sa folositi fisierul exportat de aplicatie, asigurati-va ca fisierul importat respecta urmatoarele cerinte:

• Coloanele de Baza: Fisierul trebuie sa contina obligatoriu coloanele "Nume," "Prenume," "Numar contract," si "Data contract." Sau "Nume," "Prenume," si “CNP”

• Campurile Aditionale: Denumirile campurilor aditionale din fisierul importat trebuie sa corespunda exact cu denumirile campurilor aditionale definite in aplicatie.

Setarea automata a punctelor de lucru si departamentelor pentru contracte

Pentru a seta automat punctele de lucru si departamentele pentru contracte, urmati pasii de mai jos :

1. Crearea departamentelor si punctelor de lucru

• Accesati sectiunea Formulare Revisal > Departamente sau Formulare Revisal > Puncte de lucru. Creati departamentele / punctele de lucru.
• Urmati ghidul detaliat pentru Adaugarea departamentelor si Adaugarea punctelor de lucru

2. Exportul datelor pentru actualizare

• Navigati la meniul Setari > Configurare angajatori.
• In sectiunea Import campuri aditionale, puncte de lucru si departamente, selectati optiunea Export > Export pentru contracte. Se va genera un fisier Excel care contine coloanele „Punct de lucru” si „Departamente”.

• Coloana Punct de lucru: aceasta este completata automat cu punctul de lucru asociat contractului. Faceti click pe celule pentru a selecta alte optiuni din lista derulanta.

• Coloana Departamente: va permite sa selectati unul sau mai multe departamente. Pentru a seta mai multe valori, separati-le cu virgula de exemplu: 'IT, MARKETING '

3. Salvarea modificarilor Dupa completarea informatiilor, salvati fisierul Excel.

4. Importul datelor actualizate

• Accesati sectiunea Import campuri aditionale, puncte de lucru si departamente > Import.
• Selectati fisierul Excel actualizat.
• Dati click pe 'Import pentru: Contracte'

5. Confirmarea importului

• La finalizarea procesului, aplicatia va afisa mesajul: „Campurile aditionale au fost importate cu succes”.

Configurare acces

Permite gestionarea accesului altor utilizatori in spatiul de lucru selectat in qPlus. In aceasta sectiune, utilizatorii pot invita noi membri in spatiul de lucru si pot vizualiza detalii despre utilizatorii activi.

Utilizatori activi

Afiseaza detalii despre utilizatorii activi din spatiul de lucru selectat.

Invitatii

Permite invitarea utilizatorilor, vizualizarea invitatiilor trimise si statusul acestora.

Invita Utilizator: Aceasta functionalitate permite utilizatorului sa invite alti utilizatori in spatiul sau si sa acorde permisiuni de acces. Odata trimisa invitatia, aceasta va aparea in contul utilizatorului invitat, care va trebui sa o accepte. Dupa acceptare, spatiul in care a fost invitat va fi vizibil automat in aplicatia acestuia. Utilizatorul invitat va fi adaugat in lista de Utilizatori Activi, iar pentru acesta veti putea stabili permisiunile de acces.

Pentru a modifica permisiunile, faceti click pe butonul ‘Modifica permisiuni’ .

Dupa accesarea butonului Modifica permisiuni se va deschide pagina unde veti putea oferi permisiuni pe spatiul de lucru 'Permisiuni spatiu' si/sau permisiuni pentru toti angajatorii din spatiul de lucru unde ati invitat utilizatorul, 'Permisiuni angajatori.'

1. Permisiuni spatiu ofera un control suplimentar asupra drepturilor utilizatorilor inivitati in spatiul de lucru:

• Import angajator: atunci cand aceasta permisiune este activata, utilizatorul are dreptul de a importa si inregistra angajatori. Dupa import sau inregistrare, utilizatorul va obtine acces complet la angajatorii respectivi.
• Editare tipizate: aceasta optiune, daca este activata, permite utilizatorului sa aiba acces complet asupra tipizatelor si campurilor aditionale.

2. Permisiuni angajatori

Optiuni disponibile in aceasta pagina:

• Oferiti acces complet : click pe “Ofera acces complet”. Utilizatorul va avea acces total pentru toti angajatorii gestionati.
• Stergeti toate permisiunile : click pe butonul “Sterge orice permisiune”. Toate permisiunile acordate utilizatorului vor fi revocate.
• Gestionati accesul pentru anumiti angajatori: Utilizati bara de cautare pentru a identifica rapid un angajator specific din lista disponibila. Selectati angajatorul din lista pentru a-i acorda sau restrictiona accesul.

Pentru a seta permisiunile per firma, selectati angajatorul dorit si bifati permisiunile din cele 4 categorii disponibile:

• Pontaj
• Formulare Revisal
• Generare Documente
• Administrare Angajator
• Transmitere REGES

Modul avansat de setare a permisiunilor din aplicatie permite o gestionare detaliata si granulara a accesului utilizatorilor la diferite functionalitati, pentru angajator, puncte de lucru si departamente.

Permisiunile pentru angajator

• Acces Revisal: aceasta permisiune trebuie bifata pentru vizualizarea sau editarea oricarui element din aplicatie, cu exceptia Pontajului
• Generare documente: permite accesul la generarea de documente
• Modificare angajator: permite modificarea informatiilor angajatorului, punctelor de lucru si departamentelor. Utilizatorul va avea acces la generarea registrului si verificarea REGES
• Vizualizare activitate: permite vizualizarea activitatilor inregistrate in spatiul de lucru
• Vizualizare tipizate: permite vizualizarea documentelor tipizate
• Editare tipizate: permite editarea documentelor tipizate
• Transmitere REGES: permite accesul la generarea registrului, verificarea REGES si transmiterea REGES

Daca angajatorul pentru care ati oferit acces unui alt utilizator are puncte de lucru si/sau departamente, permisiunile de acces pot fi limitate sau extinse pentru fiecare punct de lucru si pentru fiecare departament.

Optiuni disponibile pentru punctele de lucru si departamente:

• Selecteaza tot: vor fi bifate toate permisiunile pentru toate punctele de lucru sau, in cazul sectiunii “Departamente”, pentru toate departamentele
• Deselecteaza tot: vor fi dezactivate toate permisiunile pentru toate punctele de lucru/departamente
• Butonul (… ) Deschide un meniu drop-down de unde puteti selecta o anumita permisiune care va fi activata automat pentru toate punctele de lucru/departamente

Permisiunile pentru punctul de lucru

• Vizualizare pontaj -> permite utilizatorului sa vizualizeze inregistrarile din pontaj pentru contractele ce apartin punctului de lucru pentru care se ofera permisiunea
• Editare pontaj - > ofera utilizatorului posibilitatea de a modifica si inregistra date in pontaj pentru contractele ce apartin punctului de lucru pentru care se ofera permisiunea aceasta
• Modificare salariati si contracte -> Permite inregistrarea si modificarea salariatilor si contractelor (inclusiv contractele temporare). Modificarile contractelor includ suspendarea, detasarea, incetarea, reactivarea si mutarea acestora. Utilizatorului ii vor fi afisate doar contractele ce au punctul de lucru pentru care a primit permisiunea aceasta
• Modificare campuri aditionale la salariati si contracte -> Similar cu permisiunea "Modificare salariati si contracte", dar utilizatorul va avea acces doar la campurile aditionale, pentru contractele ce au punctul de lucru pentru care a primit permisiunea
• Vizualizarea documente -> Permite utilizatorului sa vizualizeze si sa descarce documentele stocate in Managerul de documente, documente ce au fost generate pentru contracte ce apartin de punctul de lucru pentru care s-a oferit permisiunea aceasta

Dupa ce ati setat toate permisiunile, faceti click pe butonul Salveaza pentru a salva modificarile.

Permisiunile pentru departament

• Vizualizare pontaj -> permite utilizatorului sa vizualizeze inregistrarile din pontaj pentru contractele ce apartin departamentului pentru care se ofera permisiunea
• Editare pontaj -> ofera utilizatorului posibilitatea de a modifica si inregistra date in pontaj pentru contractele ce apartin departamentului pentru care se ofera permisiunea aceasta
• Vizualizarea documente -> Permite utilizatorului sa vizualizeze si sa descarce documentele stocate in Managerul de documente, documente ce au fost generate pentru contracte ce apartin departamentului pentru care s-a oferit permisiunea aceasta

Important! Contractele carora nu le-a fost atribuit niciun departament vor fi incadrate in categoria “Fara departament”- bifati permisiunile pentru aceasta categorie pentru a oferi acces si asupra acestor contracte.

Dupa ce ati setat toate permisiunile, faceti click pe butonul Salveaza pentru a salva modificarile.

Detalii spatiu

Permite utilizatorilor sa introduca si sa editeze informatiile de baza ale spatiului de lucru. Nume spatiu, nume/prenume utilizator, adresa, email si numarul de telefon.

Cont

Sectiunea " Setari - Cont " din qPlus permite utilizatorilor sa vizualizeze si sa editeze informatiile personale asociate contului lor. Aici este afisata adresa de email asociata contului. Aceasta nu poate fi modificata .

Utilizatorii isi pot adauga numele si prenumele pentru o mai buna diferentiere a conturilor. Afiseaza imaginea de profil a utilizatorului ce poate fi modificata prin click pe imagine si selectarea unui alt avatar din lista.

Notificari

Permite utilizatorilor sa configureze notificarile primite pentru diverse evenimente si alerte legate de firmele gestionate. In aceasta sectiune veti regasi doua liste de selectie.

Prima, Firme va permite sa selectati firmele pentru care doriti sa primiti notificari, bifandu-le, sau sa debifati firmele pentru care nu doriti sa primiti notificari. A doua lista, Tip notificare, permite configurarea tipurilor de notificari care vor fi primite. Fiecare tip de notificare poate fi activat sau dezactivat prin bifarea sau debifarea checkbox-ului corespunzator.

Licenta

In aceasta sectiune puteti vizualiza lista de tarife detaliata pentru fiecare plan de licentiere in parte (1 luna ,6 luni, 12 luni).

Conturi utilizatori

• Utilizatorii trebuie sa aiba cel putin un cont activ pentru a accesa functionalitatile platformei. Daca este necesar sa adaugati mai multi utilizatori in spatiul de lucru, trebuie sa achizitionati conturi suplimentare.

• Platforma ofera optiuni de licentiere pe diferite perioade pentru achizitia conturilor de acces in spatiul de lucru: 1 luna, 6 luni sau 12 luni. Utilizatorii pot selecta perioada dorita folosind tab-urile din interfata.

• Se poate folosi un slider pentru a selecta numarul de conturi necesare, iar pretul lunar este calculat automat pe baza acestei selectii.

• Butonul "Cumpara conturi": dupa configurarea preferintelor, utilizatorii pot finaliza achizitia conturilor apasand acest buton.

Grupuri

Aceasta sectiune permite utilizatorilor sa creeze grupuri de salariati activi si sa gestioneze licentele asociate acestora. Poti seta un numar maxim de salariati activi pentru fiecare grup, iar daca doresti sa elimini firme dintr-un grup, acest proces trebuie aprobat de un operator, iar aprobarea poate dura pana la 24 de ore.

Aceasta functionalitate ajuta la evitarea decalarii licentelor, astfel incat toate licentele pentru angajatorii adaugati in grup vor expira la aceeasi data. Pretul pentru extinderea limitei grupului este calculat in raport cu numarul de zile ramase pana la expirarea licentei grupului, asigurand o gestionare uniforma si eficienta a costurilor.

Meniul afisat dupa crearea unui grup permite utilizatorului sa configureze si sa activeze licentele pentru acel grup.

• Numarul salariatilor activi poate fi ajustat folosind un slider pentru a selecta exact cati angajati vor fi acoperiti de licenta.
• Dupa ce ati selectat numarul de salariati si tipul de licenta, puteti activa licenta pentru grupul respectiv prin butonul Activeaza licenta.
• Optiunea "Adauga automat angajatorii importati in acest grup" permite adaugarea automata a angajatorilor noi importati in spatiul de lucru direct in grupul creat, astfel incat, odata ce adaugati un angajator in spatiul de lucru, acesta va fi inclus automat in grupul selectat si va beneficia de licenta grupului.
• In cazul in care nu sunt angajatori adaugati, este sugerata adaugarea acestora din tabelul Licente individuale.

Licente individuale

Aceasta sectiune este destinata gestionarii licentelor individuale pentru fiecare angajator, oferind detalii esentiale si optiuni rapide pentru administrarea acestora in cadrul unui grup sau pentru activarea licentei.

In dreptul fiecarui angajator exista un meniu derulant (accesibil prin click pe butonul cu trei puncte) care ofera urmatoarele optiuni:

• Adauga in grup: Permite adaugarea angajatorului intr-un grup de salariati activi
• Activeaza licenta: Permite activarea licentei pentru acel angajator